Treść zakładkiWójt Gminy
Wójt
mgr Sebastian Cichocki
I piętro nr pokoju 10
telefon (0-23) 654 10 14
e-mail: sekretariat@ugilowo-osada.pl
Do zakresu zadań Wójta należy w szczególności:
- wykonywanie budżetu oraz nadzorowanie gospodarki finansowej Gminy,
- przygotowywanie i przedkładanie projektów uchwał Radzie Gminy,
- przedkładanie na sesjach sprawozdań z wykonania uchwał Rady,
- udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, skargi, wnioski oraz petycje,
- zapewnienie odpowiednich warunków pracy Rady w wykonywaniu jej ustawowych obowiązków,
- czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań urzędu,
- pełnienie funkcji administratora danych osobowych,
- wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego oraz podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy,
- zapewnienie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki organizacyjne urzędu oraz jego pracowników,
- nadzór nad zachowaniem bezpieczeństwa informacji i danych osobowych,
- koordynowanie pracy zastępcy wójta, sekretarza, skarbnika, referatów i samodzielnych stanowisk pracy,
- sprawowanie nadzoru nad gminnymi jednostkami organizacyjnymi,
- udzielanie pełnomocnictw i upoważnień do działania w imieniu wójta oraz pełnomocnictw do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji,
- nadzór nad zamówieniami publicznymi w Urzędzie Gminy,
- przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,
- wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla wójta przez przepisy prawa i regulaminy oraz uchwały rady.
Wicewójt Gminy Iłowo-Osada
mgr Szymon Zejer
I piętro nr pokoju 8
tel. 23 654 10 14 wew. 47,
e-mail: wicewojt@ugilowo-osada.pl
Do zadań Wicewójta należy w szczególności:
- Wykonywanie swoich kompetencji i zadań poprzez działanie w granicach określonych zarządzeniami Wójta oraz imiennymi pełnomocnictwami i upoważnieniami udzielonymi przez Wójta,
- kierowanie pracą Urzędu w czasie nieobecności Wójta, wykonując zadania i kompetencje Wójta jako kierownika Urzędu, z wyłączeniem zatrudniania i zwalniania pracowników,
- reprezentowanie Gminy w czasie uroczystości i spotkań oficjalnych w zakresie uzgodnionym z Wójtem,
- udzielanie wywiadów i informacji dotyczących Gminy w zakresie ustalonym przez Wójta,
- nadzór i koordynacja działań w sprawach wynikających z ustawy o systemie oświaty, a będących w kompetencji organu prowadzącego,
- udział w tworzeniu, przekształcaniu i znoszeniu placówek upowszechniania kultury, nadawaniu statutów, a także zapewnianie właściwych warunków ich działania, współpraca, monitorowanie, kontrolowanie oraz nadzór nad działalnością tych placówek,
- nadzór nad prowadzeniem spraw związanych z bibliotekami, w tym m.in. z tworzeniem, łączeniem, przekształcaniem i znoszeniem bibliotek, nadawaniem im statutów oraz zapewnianiem bibliotekom właściwych warunków działania, współpracą, monitorowaniem, kontrolowaniem i nadzorowaniem bibliotek publicznych,
- nadzór nad prowadzeniem ewidencji placówek upowszechniania kultury, w tym rejestru instytucji kultury oraz ksiąg rejestrowych GOKiS i GBP, a także dokonywaniem wpisów w rejestrze i księgach rejestrowych GOKiS i GBP oraz wydawaniem odpisów np. z rejestru instytucji kultury,
- wykonywanie czynności związanych z powoływaniem i odwoływaniem dyrektorów samorządowych instytucji kultury,
- współpraca z organizacjami pozarządowymi i instytucjami, w tym działającymi w sferze sportu, kultury i rekreacji, np. klubami sportowymi,
- współpraca z placówkami i instytucjami ochrony zdrowia ludności,
- nadzór nad realizacją programów zdrowotnych podejmowanych przez Gminę,
- nadzór nad wykonywaniem zadań wynikających z bieżących potrzeb w dziedzinie ochrony zdrowia, w tym współpraca w zwalczaniu chorób zakaźnych,
- opracowywanie projektów uchwał Rady Gminy i projektów zarządzeń Wójta,
- nadzór i koordynacja działań w zakresie gospodarki komunalnej w Gminie Iłowo-Osada, w szczególności
w dziedzinie gospodarki wodno – ściekowej, zasobu mieszkaniowego i dróg gminnych, - zapewnienie realizacji kontroli zarządczej w zakresie kontroli wewnętrznej dotyczącej nadzorowanego Referatu Edukacji, Zdrowia, Kultury, Sportu i Promocji oraz kontroli zewnętrznej,
- nadzór nad wprowadzaniem danych z zakresu Referatu Edukacji, Zdrowia, Kultury, Sportu i Promocji do BIP oraz odpowiadanie za ich zgodność w zakresie wymagań przepisów dotyczących ochrony danych osobowych w tym zakresie,
- poświadczanie za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentów przechowywanych w referacie lub wytworzonych w tym referacie, a także odpisów, kopii dokumentów przedstawionych przez stronę na potrzeby prowadzonych postępowań,
- archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- przestrzeganie aktualnych przepisów regulujących sprawy będące w zakresie obowiązków, w tym przepisów wewnętrznych,
- zachowanie i nadzór nad zachowaniem bezpieczeństwa informacji i danych osobowych zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia z dnia 10 maja 2018 r.,
- wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa, w tym załatwianie innych nie wymienionych spraw wiążących się merytorycznie z pracą na zajmowanym stanowisku na podstawie upoważnienia lub zleconych przez Wójta,
- nadzór nad Procedurą zgłoszeń wewnętrznych i ochrony sygnalistów, przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych od sygnalistów oraz podejmowanie działań następczych,
- prowadzeniu spraw z zakresu udostępniania informacji publicznych, prowadzenie rejestru w tym zakresie,
- dekretowanie korespondencji wpływającej do Urzędu,
- Wicewójt pełni jednocześnie funkcję Kierownika Referatu Edukacji, Zdrowia, Kultury, Sportu i Promocji i w tym zakresie nadzoruje jego pracę.
Sekretarz Gminy
mgr Mirosława Teresa Tyszko
II piętro nr pokoju 17
telefon (23) 654 10 14 wew. 50
e-mail. sekretarz@ugilowo-osada.pl
Do zadań Sekretarza należy w szczególności:
- zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu,
- nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał rady,
- opracowywanie projektów zmian regulaminu,
- opracowywanie projektów podziału referatów na stanowiska pracy,
- uzgadnianie zakresów czynności na stanowiskach pracy opracowanych przez kierowników referatów,
- nadzór nad prowadzeniem spraw związanych z doskonaleniem kadr,
- opracowywanie projektów zarządzeń wójta,
- prowadzenie rejestru zarządzeń wójta, w tym zbioru zarządzeń, ogłoszeń i obwieszczeń wójta, jako organu gminy i zbioru aktów normatywnych własnych kierownictw urzędów,
- koordynacja i organizacja spraw związanych ze spisami,
- współpraca z urzędnikiem wyborczym/urzędnikami wyborczymi,
- współpraca z radą gminy,
- poświadczanie własnoręczności podpisu w przypadkach, gdy czynność tę przewidziano w przepisach powszechnie obowiązujących dla wójta, organów administracji samorządowej, organów samorządu terytorialnego, jednostek samorządu terytorialnego, władz gminnych lub pracodawcy,
- poświadczanie zgodności duplikatów, odpisów, wyciągów lub kopii dokumentów, wytworzonych w Urzędzie Gminy w Iłowie-Osadzie, lub dokumentów przechowywanych w Urzędzie, lub przedstawionych przez stronę na potrzeby prowadzonych przez Urząd postępowań,
- nadzór nad prowadzeniem rejestru skarg i wniosków rozpatrywanych przez wójta,
- koordynowanie i prowadzenie spraw związanych z odbywaniem staży i praktyk absolwenckich, studenckich
i zawodowych, - prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem pracowników poprzez Powiatowy Urząd Pracy, w tym np. współdziałanie z PUP w zakresie organizacji staży, robót publicznych, prac interwencyjnych,
- współpraca z IOD dot. zachowania bezpieczeństwa informacji i danych osobowych,
- nadzór nad przebiegiem służby przygotowawczej i organizowaniem egzaminów pracowników Urzędu,
- gromadzenie, przechowywanie i przekazywanie do Urzędu Skarbowego oświadczeń majątkowych złożonych przez kierowników jednostek organizacyjnych, kierowników referatów, sekretarza, skarbnika i osób upoważnionych do podpisywania decyzji w imieniu wójta,
- opracowywanie okresowych informacji o złożonych przez ww. osoby oświadczeniach,
w tym m.in.: osobach, które złożyły oświadczenia w terminie, nie złożyły oświadczeń lub złożyły je po terminie, nieprawidłowościach stwierdzonych w oświadczeniach, działaniach podjętych w związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami, - prowadzenie spraw z zakresu upoważniania osób (podmiotów) do działania w imieniu wójta, jako organu gminy oraz udzielania pełnomocnictw, we współpracy z kierownikami referatów oraz kierownikami i dyrektorami jednostek organizacyjnych,
- nadzór nad zamówieniami publicznymi w Urzędzie Gminy,
- dokonywanie czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu Gminy Iłowo-Osada zgodnie
z udzielonymi upoważnieniami, - dokonywanie czynności z zakresu prawa pracy wobec kierowników gminnych jednostek organizacyjnych Gminy Iłowo-Osada, za wyjątkiem zatrudniania, zwalniania, zmiany stosunku pracy i ustalania wynagrodzenia,
- Sekretarz pełni jednocześnie funkcję Kierownika Referatu Organizacyjno - Administracyjnego i w tym zakresie nadzoruje jego pracę.
- Przygotowanie szczegółowych zakresy czynności, uprawnień i odpowiedzialności dla kierowników referatów
i pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy przygotowuje sekretarz gminy.
Skarbnik Gminy Iłowo-Osada
Teresa Bożena Wiecińska
II-gie piętro nr pokoju 22
telefon (23) 654 10 14 wew. 26
e-mail: skarbnik@ugilowo-osada.pl
Do zadań Skarbnika należy w szczególności:
- wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,
- kierowanie pracą Referatu Budżetu i Finansów - jako kierownik referatu,
- przygotowywanie projektu budżetu Gminy oraz Wieloletniej Prognozy Finansowej wraz z prognozą łącznej kwoty długu,
- opracowywanie planu ostatecznych dochodów i wydatków wraz z opracowaniem planu finansowego zadań z zakresu administracji rządowej,
- nadzór nad prawidłową realizacją budżetu oraz proponowanie zmian w budżecie Gminy,
- sporządzanie okresowych analiz z wykonania budżetu i raportów o stanie gminy oraz terminowe sporządzanie zbiorczych okresowych sprawozdań finansowych,
- obsługa merytoryczna procedury przetargowej w sprawie wyboru banku do obsługi budżetu Gminy, jak również wyboru oferty na zaciąganie kredytów i pożyczek przez Gminę,
- przygotowywanie materiałów dotyczących ofert kredytowych banków, stanowiących podstawę postępowania o zamówienie publiczne,
- sprawowanie nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych oraz dotacjami udzielanymi przez Gminę,
- przyjmowanie i weryfikacja planów finansowych gminnych jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych Urzędu,
- opracowywanie budżetu Gminy na podstawie składanych planów finansowych,
- przygotowywanie projektów zarządzeń Wójta i projektów uchwał Rady Gminy w sprawie zmian budżetu,
- informowanie jednostek organizacyjnych o dokonanych zmianach w budżecie,
- przygotowywanie zestawień dotyczących przepływów finansowych budżetu,
- przygotowywanie danych i materiałów na posiedzenia Rady Gminy w zakresie spraw budżetowych,
- sporządzanie rocznego i okresowych sprawozdań i informacji z wykonania budżetu zgodnie z ustawą o finansach publicznych,
- przekazywanie środków finansowych (zasileń i dotacji) dla jednostek budżetowych, zakładu budżetowego i instytucji kultury,
- sporządzanie okresowych prognoz budżetu,
- opracowywanie prognoz i analiz związanych z zaciągniętymi pożyczkami i kredytami,
- współpraca z jednostkami organizacyjnymi i komórkami Urzędu, m.in. w zakresie opracowywania projektu budżetu, zmian w budżecie oraz sprawozdawczości,
- opracowywanie projektu uchwały w sprawie wieloletniej prognozy finansowej i jej zmian,
- współpraca z bankami, Regionalną Izbą Obrachunkową w Olsztynie, Warmińsko – Mazurskim Urzędem Wojewódzkim i innymi podmiotami, w zakresie spraw będących przedmiotem wspólnych działań,
- prowadzenie wszelkich postępowań w sprawach podatków i opłat lokalnych oraz wydawanie w imieniu Wójta i podpisywanie decyzji, postanowień i zaświadczeń, w tym w sprawach majątkowych i podatkowych, potwierdzanie planów finansowych – w ramach posiadanych upoważnień,
- prowadzenie postępowań egzekucyjnych, w których wierzycielem jest Gmina Iłowo-Osada lub Wójt Gminy Iłowo-Osada, a w szczególności podpisywanie upomnień i wystawianie tytułów wykonawczych,
- poświadczanie za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentów przechowywanych w Referacie Budżetu i Finansów lub wytworzonych w tym referacie, a także odpisów, kopii dokumentów przedstawionych przez stronę na potrzeby prowadzonych postępowań,
- prowadzenie postępowań w sprawach indywidualnych dotyczących ustalania i wypłaty zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej, w tym do wydawania w imieniu Wójta decyzji, postanowień i zaświadczeń w tym zakresie,
- wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,
- organizowanie systemu tworzenia i obiegu dokumentów finansowych,
- kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych,
- zatwierdzanie wniosków o zamówienia publiczne pod względem zabezpieczenia w planie finansowym,
- dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
- zapewnienie realizacji kontroli zarządczej w zakresie kontroli finansowej i wewnętrznej dotyczącej Referatu Budżetu i Finansów oraz kontroli zewnętrznej,
- zatwierdzanie dokumentów do wypłaty, przelewów oraz sprawozdań finansowych w zakresie działania Gminy Iłowo-Osada.