Wójt Gminy

Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:

1. zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu,
2. nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał rady,
3. opracowywanie projektów zmian regulaminu,
4. opracowywanie projektów podziału referatów na stanowiska pracy,
5. opracowywanie zakresów czynności na stanowiskach pracy w uzgodnieniu z kierownikami referatów,
6. nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie,
7. opracowywanie projektów zarządzeń wójta,
8. prowadzenie rejestru zarządzeń wójta, w tym zbioru zarządzeń, ogłoszeń i obwieszczeń wójta, jako organu gminy i zbioru aktów normatywnych własnych kierownictw urzędów,
9. koordynacja i organizacja spraw związanych ze spisami,
10. współpraca z urzędnikiem wyborczym/urzędnikami wyborczymi,
11. współpraca z radą gminy i pracownikiem obsługującym radę,
12. przedstawianie Wójtowi propozycji powierzenia określonych czynności pracownikom, w szczególności tych, których w dniu opracowania regulaminu nie powierzono nikomu i których konieczność wykonania nastąpi w czasie przyszłym,
13. przyjmowanie ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy,
14. poświadczanie własnoręczności podpisu w przypadkach, gdy czynność tę przewidziano w przepisach powszechnie obowiązujących dla wójta, organów administracji samorządowej, organów samorządu terytorialnego, jednostek samorządu terytorialnego, władz gminnych lub pracodawcy,
15. poświadczanie zgodności duplikatów, odpisów, wyciągów lub kopii dokumentów, wytworzonych w Urzędzie Gminy w Iłowie-Osadzie, lub dokumentów przechowywanych w Urzędzie, lub przedstawionych przez stronę na potrzeby prowadzonych przez Urząd postępowań,
16. prowadzenie rejestru skarg i wniosków rozpatrywanych przez wójta,
17. zapewnienie realizacji kontroli zarządczej w części dotyczącej kontroli wewnętrznej z wyłączeniem zakresu Referatu Budżetu i Finansów oraz stanowisk, nad którymi bezpośredni nadzór sprawuje Zastępca Wójta,
18. koordynowanie i prowadzenie spraw związanych z odbywaniem staży i praktyk absolwenckich, studenckich i zawodowych,
19. współpraca z IOD dot. zachowania bezpieczeństwa informacji i danych osobowych,
20. nadzór nad przebiegiem służby przygotowawczej i organizowaniem egzaminów pracowników Urzędu,
21. gromadzenie, przechowywanie i przekazywanie do Urzędu Skarbowego oświadczeń majątkowych złożonych przez kierowników jednostek organizacyjnych, kierowników referatów, sekretarza, skarbnika i osoby upoważnione do podpisywania decyzji w imieniu wójta,
22. opracowywanie okresowych informacji o złożonych przez ww. osoby oświadczeniach, w tym m.in.: osobach, które złożyły oświadczenia w terminie, nie złożyły oświadczeń lub złożyły je po terminie, nieprawidłowościach stwierdzonych w oświadczeniach, działaniach podjętych w związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami,
23. prowadzenie spraw z zakresu upoważniania osób (podmiotów) do działania w imieniu wójta, jako organu gminy oraz udzielania pełnomocnictw, we współpracy z kierownikami referatów oraz kierownikami i dyrektorami jednostek organizacyjnych,
24. zatwierdzanie dokumentów do wypłaty, przelewów oraz sprawozdań finansowych w zakresie działania Gminy Iłowo-Osada,
25. dokonywanie wszelkich czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu Gminy Iłowo-Osada,
26. dokonywanie czynności z zakresu prawa pracy wobec kierowników gminnych jednostek organizacyjnych Gminy Iłowo-Osada, za wyjątkiem zatrudniania, zwalniania, zmiany stosunku pracy i ustalania wynagrodzenia.

Do zadań Skarbnika należy:

1. wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,
2. kierowanie pracą Referatu Budżetu i Finansów - jako kierownik referatu,
3. przygotowywanie projektu budżetu Gminy oraz Wieloletniej Prognozy Finansowej wraz z prognozą łącznej kwoty długu,
4. opracowywanie planu ostatecznych dochodów i wydatków wraz z opracowaniem planu finansowego zadań z zakresu administracji rządowej,
5. nadzór nad prawidłową realizacją budżetu oraz proponowanie zmian w budżecie Gminy,
6. sporządzanie okresowych analiz z wykonania budżetu i raportów o stanie gminy oraz terminowe sporządzanie zbiorczych okresowych sprawozdań finansowych,
7. obsługa merytoryczna procedury przetargowej w sprawie wyboru banku do obsługi budżetu Gminy, jak również wyboru oferty na zaciąganie kredytów i pożyczek przez Gminę,
8. przygotowywanie materiałów dotyczących ofert kredytowych banków, stanowiących podstawę postępowania o zamówienie publiczne,
9. sprawowanie nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych oraz dotacjami udzielanymi przez Gminę,
10. przyjmowanie i weryfikacja planów finansowych gminnych jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych Urzędu,
11. opracowywanie budżetu Gminy na podstawie składanych planów finansowych,
12. przygotowywanie projektów zarządzeń Wójta i projektów uchwał Rady Gminy w sprawie zmian budżetu,
13. informowanie jednostek organizacyjnych o dokonanych zmianach w budżecie,
14. przygotowywanie zestawień dotyczących przepływów finansowych budżetu,
15. przygotowywanie danych i materiałów na posiedzenia Rady Gminy w zakresie spraw budżetowych,
16. sporządzanie rocznego i okresowych sprawozdań i informacji z wykonania budżetu zgodnie z ustawą o finansach publicznych,
17. przekazywanie środków finansowych (zasileń i dotacji) dla jednostek budżetowych, zakładu budżetowego i instytucji kultury,
18. sporządzanie okresowych prognoz budżetu,
19. opracowywanie prognoz i analiz związanych z zaciągniętymi pożyczkami i kredytami,
20. współpraca z jednostkami organizacyjnymi i komórkami Urzędu, m.in. w zakresie opracowywania projektu budżetu, zmian w budżecie oraz sprawozdawczości,
21. opracowywanie projektu uchwały w sprawie wieloletniej prognozy finansowej i jej zmian,
22. współpraca z bankami, Regionalną Izbą Obrachunkową w Olsztynie, Warmińsko – Mazurskim Urzędem Wojewódzkim i innymi podmiotami, w zakresie spraw będących przedmiotem wspólnych działań,
23. prowadzenie wszelkich postępowań w sprawach podatków i opłat lokalnych oraz wydawanie w imieniu Wójta i podpisywanie decyzji, postanowień i zaświadczeń, w tym w sprawach majątkowych i podatkowych, potwierdzanie planów finansowych – w ramach posiadanych upoważnień,
24. prowadzenie postępowań egzekucyjnych, w których wierzycielem jest Gmina Iłowo-Osada lub Wójt Gminy Iłowo-Osada, a w szczególności podpisywanie upomnień i wystawianie tytułów wykonawczych,
25. poświadczanie za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentów przechowywanych w Referacie Budżetu i Finansów lub wytworzonych w tym referacie, a także odpisów, kopii dokumentów przedstawionych przez stronę na potrzeby prowadzonych postępowań,
26. prowadzenie postępowań w sprawach indywidualnych dotyczących ustalania i wypłaty zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej, w tym do wydawania w imieniu Wójta decyzji, postanowień i zaświadczeń w tym zakresie,
27. wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,
28. organizowanie systemu tworzenia i obiegu dokumentów finansowych,
29. kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych,
30. zatwierdzanie wniosków o zamówienia publiczne pod względem zabezpieczenia w planie finansowym,
31. dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
32. zapewnienie realizacji kontroli zarządczej w zakresie kontroli finansowej i wewnętrznej dotyczącej Referatu Budżetu i Finansów oraz kontroli zewnętrznej,
33. zatwierdzanie dokumentów do wypłaty, przelewów oraz sprawozdań finansowych w zakresie działania Gminy Iłowo-Osada.